第一章  总则

第一条  为进一步加强和规范学校各级各类印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性、安全性，根据法律法规和有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校及各职能部门、直属单位、学院（直属系、直属中心）、研究院和其他不具有法人资格单位的印章管理。

第三条  学校办公室是学校印章的综合管理部门，负责校级印章以及校领导名章和签名章的制作、管理与使用；统筹各单位印章的审批、启用、废止，指导、监督各单位印章管理工作。

第四条 印章管理应当坚持“责任明晰、管理严格、使用规范、有利工作”的原则。

第二章  印章种类、式样和规格

第五条  本办法所指印章包括：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印；

（二）职能部门、直属单位、学院（直属系、直属中心）、研究院和其他不具有法人资格单位印章；

（三）学校领导和各单位负责人用于因公事务的个人名章、签名章；

（四）业务专用章，包括各类合同专用章、财务专用章、证明专用章、检验检测章等；

（五）其他经学校许可使用的印章。

第六条  印章的式样和规格分别为：

（一）学校党委及党委各工作部门、基层党委（党总支）印章为圆形，直径4.2厘米，中央刊镰刀锤子图案，图案外自左向右环形刊党组织名称。

（二）学校行政印章为圆形，直径4.2 厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊学校名称。

（三）学校钢印为圆形，直径4.2厘米，上部自左向右环形刊学校名称。

（四）校级常设委员会等机构的印章为圆形，直径4.0厘米，上部自左向右环形刊学校名称，中央刊五角星，下部自左向右横向排列刊机构名称。

（五）各职能部门、直属单位、学院（直属系、直属中心）、研究院等处级单位印章为圆形，直径4.0厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊学校名称，下部自左向右横向排列刊相应单位名称。

学院系级机构印章为圆形，直径3.8厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊学校和学院名称，下部自左向右横向排列刊系级机构名称。

（六）学校团委及各基层团委（团总支）的印章式样和规格按照共青团中央关于各级团组织印章的有关规定执行。

（七）学校工会及各基层单位工会印章式样和规格按照中华全国总工会关于各级工会组织印章的有关规定执行。

（八）国家部委批准或与学校共建的不具有法人资格的科研机构的印章为圆形，直径为4.0厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊科研机构名称，下部自左向右横向排列刊学校名称。

省市厅局委批准或与学校共建的不具有法人资格科研机构的印章为圆形，直径为3.8厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊科研机构名称，下部自左向右横向排列刊学校名称。

校级科研机构印章为圆形，直径3.8厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊学校名称，下部自左向右横向排列刊科研机构名称。

（九）合同专用章为圆形，直径4.0厘米，上部自左向右环形刊学校名称，下部自左向右横向排列刊合同专用章名称。

（十）其他校级业务专用章为圆形，直径4.0厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊学校名称，下部自左向右横向排列刊业务名称。

职能部门业务专用章为圆形，直径3.8厘米，中央刊五角星，上部自左向右环形刊学校名称和职能部门名称，下部自左向右横向排列刊业务名称。

如国家法律法规对业务专用章制作式样和规格有规定的，按照国家相关要求与标准执行。

第七条  印章所刊单位名称应当使用全称。如印章所刊名称字数过多难以制作的，可以采用学校统一规定的简称。

第八条  任何单位、组织或个人不得擅自更改核准后的印章名称、式样和规格。

第九条  各单位管理使用的印章式样和规格与本办法不一致的，除学校办公室要求更换的以外，可以暂时保留，待印章更换时按照本办法执行。

第三章  印章刻制

第十条 印章制作的审批程序：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印按照上级有关规定办理。

（二）学校基层党委（党总支）、基层团委（团总支）、党政职能部门、直属单位、学院（直属系、直属中心）、研究院和其他不具有法人资格单位因新成立需要制作印章的，由该单位提出申请，学校办公室复核后，报分管校领导批准，由该单位前往公安机关许可的单位制作。因印章字迹不清、破损，遗失、被抢、被盗等原因需要重新制作印章的，由该单位提出申请，经学校办公室批准，由该单位前往公安机关许可的单位制作。

（三）经国家部委或省市厅局委批准的，或与学校共建的，有级别或有编制的不具有法人资格的科研机构和校级科研机构，确需制作印章的，由该机构提出申请，附上机构成立批准文件，或共建单位同意制作印章的文件，学校办公室复核后，报分管校领导批准，由该机构前往公安机关许可的单位制作。

（四）学校领导、各单位负责人用于因公事务的个人名章、签名章，应当经本人同意，分别由学校办公室、各单位前往公安机关许可的单位制作。

（五）校级业务专用章和职能部门业务专用章，由职能部门根据工作需要提出申请，学校办公室复核后，报分管校领导批准，由该部门前往公安机关许可的单位制作。

涉及合同、财务、人事等重要管理领域的业务专用章应当报请学校主要负责人同意后制作。

第十一条  学校以下组织机构原则上不制作印章:

（一）校级常设委员会、领导小组及其下设秘书处或办公室；

（二）党政职能部门、直属单位内设机构；

（三）学院（直属系、直属中心）和研究院下设机构；

（四）基层党委（党总支）所属党支部；

（五）各级各类无级别无编制的科研性、学术性、群众性等非实体性组织机构和平台。

确需使用印章的，经批准可以使用批准单位印章作为代章。确需制作印章的，由该单位提出申请，学校办公室复核后，报分管校领导批准，由该单位自行前往公安机关许可的单位制作。

第十二条  学校各级各类印章经学校办公室发文公布后方能正式启用。

第四章  印章保管

第十三条  印章的保管应遵守下列规定：

（一）各单位应当指定专人集中统一保管印章。

省市厅局委批准或与学校共建的不具有法人资格的科研机构、校级科研机构印章由科学技术处、社会科学研究处分别统一保管。学院（研究院）所属系、所、中心等印章由该学院（研究院）办公室统一保管。

（二）各单位应当落实人防物防技防措施，确保印章安全。

（三）印章原则上不得携带出本单位使用。特殊情况需要携带出本单位使用的，应当由单位负责人批准并派两人监印。

（四）印章遗失、被抢、被盗的，印章保管单位应当立即向学校办公室报告，在学校办公室指导下按照程序妥善处理。

第五章  印章使用

第十四条  印章的使用范围：

（一）学校党委印章和学校行政印章在以学校党委或学校行政名义落款的各类材料上使用。学校钢印在学校颁发的证件、证书上使用。

（二）学校领导名章和签名章在证书、报表、科研项目申报等材料上使用。

（三）学校各职能部门、直属单位、学院（直属系、直属中心）、研究院和其他不具有法人资格单位印章用于职责范围内处理公务，未经授权不得在对外签订的合同上使用。

（四）业务专用章在业务范围内的材料上使用。

第十五条  使用学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校领导名章和签名章，应当遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行“先审批后用印、谁审批谁负责”的要求。

第十六条 一般事项由用印单位申请，相关职能部门和单位审核，经分管校领导审批同意后方可用印。其中，分管校领导认为需要提交学校主要负责人审批的，应当经学校主要负责人审批同意后方可用印。

第十七条 重大事项由用印单位在申请前报相关议事决策机构审议、学校主要负责人审批，并履行第十六条规定的用印程序后方可用印。

第十八条 对各职能部门日常工作中长期存在、需要大量使用校级印章的例行事项，经学校领导书面授权、学校办公室备案后，由相应职能部门主要负责人在其被授权范围内审批同意后方可用印。

学校主要负责人授权事项主要包括：

（一）授权学校办公室主要负责人审批邀请函、调研函、贺信、唁电及公务用车办理保险、ETC相关事项。

（二）授权学生工作部（处）主要负责人审批制发学生证、研究生证事项。

（三）授权党委人才工作办公室/人事处主要负责人审批教职员工人事相关合同及社保、工伤、保健证明事项。

（四）授权研究生院主要负责人审批制发研究生毕业证明书、肄业证明书、学位证明书事项。

（五）授权科学技术处主要负责人审批各级各类自然科学、工程技术研究项目、科研平台、科技奖励、知识产权的申报及过程管理相关事项。

（六）授权社会科学研究处主要负责人审批各级各类社会科学研究项目、平台、奖励的申报及过程管理相关事项。

（七）授权资产与后勤事务管理处主要负责人审批进出口货物减免税申请事项。

其他校领导授权事项，由职能部门申请，经分管校领导书面授权、学校办公室备案后，职能部门主要负责人在其被授权范围内审批同意后方可用印。

在以学校党委、学校行政名义发布的有关管理办法中，若明确规定授权职能部门主要负责人在一定范围内审批某类事项，经学校办公室审查备案后，由职能部门主要负责人在其被授权范围内审批同意后方可用印。

第十九条  公文按照学校公文管理规定报相关校领导审批后方可用印。

第二十条 经审批同意订立的合同（含备忘录等具有合同性质的文书），根据学校合同管理有关规定加盖相应印章。需要加盖学校行政印章的，按照第十六条、第十七条、第十八条分别履行用印程序。

第二十一条  校级印章使用申请以办公自动化系统申请为主，纸质申请为辅，申请人应当按照程序要求，清楚填写用印日期、种类、事由、数量等信息。

第二十二条  学校办公室应当对用印材料进行审核。校级印章司印人应当认真核对用印材料及申请审批情况的一致性，如果涉及的用印事项较为重要或复杂，应当提交学校办公室负责人直至学校领导复核。  

第二十三条  各单位负责管理本单位印章。单位主要负责人为本单位印章管理第一责任人，具体事项审批人是主要责任人，应当审查用印材料的合规性、完整性和准确性，严格遵照权限和程序审批用印事项。司印人是直接责任人，应当严格复核审批程序，核实用印内容及用印数量，检查留存材料是否齐全。

第二十四条  各单位应当大力弘扬“马上就办、真抓实干”的优良作风，全面梳理、公布、更新“一趟不用跑”和“最多跑一趟”事项清单，一次性告知申请办理用印事项所需知悉的依据、条件、程序、时限、材料等，方便师生用印。

第二十五条  印章一般应当盖在公文、公函落款的机构名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正清晰。

经批准使用代章的，应当在落款机构名称之后标明“代章”二字。

其他业务印章按照有关规定执行。

第二十六条  用印严格执行登记制度，印章管理单位应当对用印日期、事由、用印单位、批准人、经办人、份数等进行准确登记，责任到人，以备核查。

第二十七条 印章管理单位应当一事一号进行编码，立卷留存相关申请表单、登记册本、电子记录等材料。印章管理单位应当根据实际需要，留存一份使用印章后的材料原件、复印件或扫描件。留存期限根据档案管理相关规定执行。

各单位应当留存本单位印章制作和使用校级印章的相关审批材料。

第二十八条  各单位印章管理人员如因工作需要移交印章，需做好交接手续并记录备案。单位负责人应当见证移交过程。

第二十九条  有下列情形之一的，不得用印：

（一）未经规定程序审批或审批程序不符合规定的；

（二）内容不完整、不真实、不准确，存在瑕疵的；

（三）空白的介绍信、证件、证书、单据、纸张等材料；

（四）与本校工作、业务、人员无直接关系的。

第六章 印章废止

第三十条  因单位撤销、更名或印章毁损等原因终止印章效力的，原印章管理单位或继受单位应当在印章失效5个工作日内向学校办公室上缴原印章，学校办公室办理登记备案和废止手续，由学校档案馆封存。学校办公室发文公布后正式废止。

印章遗失的，原印章效力自然废止。

印章管理单位不得自行处置或销毁应予废止的印章。

第七章  管理责任

第三十一条  学校办公室应当定期对各级各类印章进行清查，更新印章使用状态，检查印章管理、使用情况，对于印章管理和使用中的违规现象应当及时纠正。

第三十二条  印章管理、使用过程中存在违法违规行为的，学校和各单位依照有关规章制度和纪律等视情节轻重对第一责任人、主要责任人和直接责任人采取约谈、通报批评、组织处理和纪律处分等方式进行追责问责；给学校和各单位造成损失、损害的，依法追究责任单位及责任人员的相关责任；涉嫌犯罪的，移送有关部门处理。

第三十三条  各单位应当参照本办法制定本单位印章管理办法，建立用印办理程序和审批制度，明确各枚印章的使用范围与使用流程，公布有关规章制度和办理程序，并报学校办公室备案。

学校所属具有法人资格的单位根据国家法律法规相关规定，参照本办法制定本单位印章管理办法，报学校办公室备案。

第八章  附则

第三十四条  本办法由学校办公室负责解释。

第三十五条 学校其他有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十六条  本办法自公布之日起施行，原《厦门大学印章管理办法》〔（2020）厦大办12号〕同时废止。